バタバタしてるからといって、返事を棚上げにしていませんか？
きちんとレスポンスする体制を作ることで、仕事の効率化にも繋がります！
相手の不安をなくすためにも、素早いレスポンスを心掛ける
仕事をしていれば、質問メールやお伺いメールは誰にでもありますよね。
レスポンスは、もちろん早いに越したことはありません。
ただ、相手方がメール（や電話も含めて）を送ってきたときに、
こちらが不都合な状況のことも、もちろんあるでしょう。
そんな場合でも、レスポンスを放置してしまう状況は避けたいところです。
返事がなければ、相手はいろいろな不安を頭に張り巡らせます。
・もしかして届いていないかも？
・内容がうまく伝わっていないのか？
・質問したけど、分からないのでは？
いろいろな事を聞いてくれるというのは、とてもありがたいことです。
頼りにされていなければ、質問はしてこないでしょうから（例外もあるでしょうが。。。）。
ですから、相手を不安にさせないようにレスポンスのルールを作りましょう。
原則としては、メールが届いた日の翌日中にはレスポンスしたいところです。
素早いレスポンスのためにも、届いたメールはできるだけ早く目にしておきたいですよね。
ですから、社内にいても、外出先でもメールを確認できる状況は作っておくのがベスト！
また、忙しくてもレスポンスのための時間を確保しなければなりません。
出社してから15分～30分はメール対応その他雑用時間に設定するとか、
お昼の休憩明けのエンジンがかからない時を、その時間にするとか・・・。
毎日、必ずその時間を設け習慣化することで、
メールが溜まっていくことを防ぎましょう。
すぐに回答ができない場合でも、状況や途中経過の報告を。
メールの質問などの内容やこちらの状況では、すぐに回答ができない場合があります。
その時には、完全なる回答の前に、状況や途中経過の報告メールを入れておきましょう。
出張中などの場合は、戻ってから資料を確認して返事をするなど、
レスポンスに時間がかかるときも出てきます。
その様な状況が分かっているのならば、
その旨を早めに先方に伝えておけば、トラブルの種にはなりません。
また、難解な質問や状況把握の資料が足りないなど、
最初の内容確認が遅くなると、必然的に後手後手に回ってしまいます。
やはり、メールに目を通すことは常に意識しながら、
その回答にどれだけの労力が必要か判断した上で、
レスポンスにあたる必要があります。
処理したメールは処理済みのフォルダに収納、未処理メールが分かるように工夫する！
毎日大量に届くメール、整理整頓していますか？
読んだつもりがないのに、いつ間にか既読になっていてレスポンスを忘れるなどは、
お客様の信用をなくすことにも繋がりかねません。
やはり、処理したメールは処理済みのフォルダに移動するなど、
管理を工夫してみましょう。
きちんと処理済みの移動をしておけば、受信トレイには未処理メールが
必然的に残ってくることになります。
処理しなければならないメールを大量の受診トレイから探すことは、時間の無駄です。
そのためにも、毎日のメール処理の時間確保は大切です。
事前にミスを防ぐためにも、ひと手間を惜しまないようにしましょう。
また、処理済みのフォルダを相手先毎にフォルダを区分すれば、
過去の内容を確認するなどの時に、見やすくて便利です。
メールのレスポンスをスムーズに行うためにも、
メール管理のルールを作り、習慣化を工夫してみてください。
その他の業務にも影響を与える可能性がありますよ。
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【編集後記】
コンビニのおにぎり、進化ががすごいですねぇ。
いつもは、梅やらツナマヨやら定番をチョイスするんですが、
たまには初物をということで、下の二品をチョイス。
青磯海苔は香りがいいし、わさびの風味、バター醤油とたらこの絡み、
どちらも美味しかったです。
【昨日の一日一新】
・ファミマ 青磯海苔ねぎとろ（わさび醤油）
・ファミマ 炙り焼たらこ（バター醤油）